Aktenscan: Digitalisierung Ihrer Alt-Akten

Zahlen Ihre Akten etwa noch Miete?

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Mal ehrlich: Arbeiten Sie bereits in einem papierlosen Büro? Vermutlich nicht – und damit befinden Sie sich in bester Gesellschaft.

Doch die Zeiten ändern sich und plötzlich gewinnt die Digitalisierung unverhofft an Fahrt. Und das ist auch gut so, vor allem wenn davon Ihre Aktenablage profitiert.

Mit ODS verwandeln Sie jetzt Ihre Aktenschränke und Archive in digitale Datenarchive.
Das spart nicht nur Platz, sondern vor allem Zeit. Denn alle Dokumente werden Sie künftig innerhalb von Sekunden finden – ganz egal, wo Sie arbeiten.

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Warum spart das Scannen von Akten so viel Geld?

Auf den ersten Blick natürlich, weil Sie weniger Zeit beim Suchen und weniger Platz im Büro benötigen. Die Effekte sind aber viel tiefgreifender, denn Ihre gesamte Arbeitsorganisation wird sowohl effektiver als auch flexibler.

Die wichtigsten Vorteile der Aktendigitalisierung sind:
Sie schaffen Platz und Sie sparen Zeit!

Sie können alle Akten immer und von überall abrufen
Sie haben die wichtigsten Informationen schneller verfügbar
Sie vereinfachen Ihre Arbeitsabläufe und werden effizienter
Sie übernehmen Ihre gewohnte Ordnerstruktur in die digitale Form
Sie integrieren bei Bedarf den Akteninhalt in Ihre Firmensoftware

„Ich möchte mich auf diesem Weg nochmals ausdrücklich für die schnelle und professionelle Bearbeitung bei Ihnen und Ihrem Team bedanken! Die Aktenordner wurden in sehr kurzer Zeit abgeholt und gescannt! Toll!“

(Sagt Jens Richter, Geschäftsführer JR Immobilienmanagement GmbH)

Jetzt beraten lassen

Die ODS Scanprofis garantieren Ihnen bei Ihrem Aktenscan:

Fach- und datenschutzgerechte Digitalisierung
Revisionssichere und softwareunabhängige Lösungen
Bequemer Komplett-Service inklusive Hol- und Bringdienst

Ablauf Akten scannen bei ODS

Individuelle Beratung: ODS sichtet die Akten und klärt Ihre individuellen Anforderungen ab.

Testscan: ODS führt einen kostenlosen Test durch. Sie sichten das Ergebnis und teilen uns mit, ob es Änderungswünsche gibt, oder wir mit der Digitalisierung starten können.

Angebot mit Projektplan: Sie erhalten zusammen mit dem Angebot einen Projektplan mit festen Terminen.

Sichererer Abholservice: ODS lässt Ihre Akten vom hauseigenen Kurier abholen.

Fachgerechtes Aufbereiten: ODS öffnet, entheftet und entklammert die Akteninhalte und zur Dokumententrennung werden bei Bedarf Barcodes aufgebracht.

Scannen und Digitalisieren: ODS digitalisiert die Akten wie vereinbart in s/w oder Farbe.

Speichern der Daten: ODS speichert Ihre Daten im Wunschformat und in Ihrer Wunschauflösung.

OCR-Software: ODS sorgt dafür, dass Sie alle Daten schnell wiederfinden.

Verschlagwortung der gescannten Dokumente: ODS übernimmt die Dateibenennung nach Ihren Anforderungen.

Bereitstellung der digitalen Dokumente, PDF/A: ODS stellt Ihnen alle Daten zur Verfügung auf Datenträgern, in der Cloud oder über Ihre Schnittstelle.

Rücklieferung Ihrer Originalakten oder fachgerechte Vernichtung der Daten und Dokumente unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben: ODS kümmert sich um die optimale Lösung für Sie!

Das haben Sie davon!

Ein Plus an Beratung durch persönliche Ansprechpartner
Ein Plus an Zeit durch schnelleres Finden Ihrer Daten
Ein Plus an freien Archivflächen
Ein Plus an Motivation Ihrer Mitarbeiter durch Transparenz und optimierte Prozesse
Ein Plus an Sicherheit dank strengster Einhaltung der EU-DSGVO
Ein Plus an Qualität nach ISO 9001

Wir machen das!

Sichten Ihrer Akten sowie die Abstimmung der Anforderungen
Erstellen eines Projektplans und Angebots
Abholung Ihrer Akten und fachgerechte Aufarbeitung der Akten zum Scannen
Scannen und Digitalisieren mit Texterkennung
Erfassen und Indizieren nach Akte oder Dokument
Bereitstellen der Daten zu Ihrer Schnittstelle oder in unsere Cloud
Rücklieferung Ihrer Originalakten oder fachgerechte Vernichtung

Wollen Sie sich künftig die Miete für unnötige Ablagefläche sparen?

Dann fragen Sie uns jetzt an!