Fragen zur Digitalisierung von Akten, Rechnungen und Briefen

ODS gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Scanservice

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Wie schnell kann ODS mit der Digitalisierung / dem Scan meiner Unterlagen beginnen?

Das kommt ganz auf die Größe des Projektes an. Bei kleineren Aufträgen sind wir schon nach 2 Tagen startklar, bei größeren Volumen und umfangreichen Abstimmungen kann es etwas länger dauern. Sobald wir den genauen Umfang und Ihre Anforderungen kennen, erhalten Sie von uns einen verbindlichen Zeitplan.

Für exzellente Leistungen auf den Gebieten Qualitätsmanagement, Kundenbeziehung, Datenschutz und Engagement wurde ODS im September 2014 die “Qualitäts-Auszeichnung Berlin-Brandenburg” verliehen und seit Juli 2021 ist ODS offiziell zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015.

Was ist die OCR Texterkennung?

OCR steht für Optical-Character-Recognition – das bedeutet eine Optische Zeichenerkennung (eine vollidentifizierte PDF). Alle Dokumente werden bei ODS mit der OCR Texterkennung erfasst. Je nach Qualität der Vorlage erkennt unsere Software 85-90% der Texte.

Weshalb werden bei ODS die Daten trotz OCR Texterkennung zusätzlich manuell erfasst?

Wichtige Suchbegriffe, nach denen unbedingt recherchiert werden muss (z.B. Aktenzeichen, Rechnungsnummern, Personalnummern, Adressfeld) werden bei der Archivierung meist noch manuell erfasst. Das macht Ihnen eine einfache Zuordnung auf dem ersten Blick möglich, ohne die Datei zu öffnen.

Welche Vorgaben muss ich als Steuerberater bei der Digitalisierung beachten?

Seit der Einführung der GoBD am 01.01.2015 und mit der Anpassung am 18.11.2019 durch das BMF Schreiben ist eine GoBD konforme Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Mandat in der Steuerberatung bzw. bei Steuerberaterinnen und Steuerberatern.

Wo werden meine Daten nach dem Scannen bei ODS gespeichert?

Nach der Digitalisierung werden Ihre Daten auf den internen Servern von ODS gespeichert.
Alle Verzeichnisse mit Kundendaten sind bei uns durch strenge Zugriffsberechtigungen geschützt. So haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die unmittelbar mit Ihrem Auftrag beschäftigt sind.

Wie werden meine Daten nach dem Scannen sicher zu mir übermittelt?

Sie haben die Wahl: Entweder übertragen wir Ihre Daten direkt online über Ihren persönlichen Transferordner, welcher zusätzlich passwortgeschützt ist. Oder wir brennen Ihnen eine DVD bzw. speichern alles auf einer Festplatte und Sie bekommen diese zusammen mit Ihren Akten durch unseren hauseigenen Fahrer geliefert.

Wo werden meine Originale und Dokumente bei ODS gelagert?

Das Scanzentrum von ODS befindet sich in unseren Räumen in Berlin Friedrichshain. Alle Zugänge sind dort mit elektronischen Türschließern gesichert. Zugang haben nur Mitarbeiter mit einer speziellen Berechtigung.

Warum kann ich darauf vertrauen, dass bei ODS meine hochsensiblen Dokumente und Akten in absolut sicheren Händen sind?

Wir bei ODS arbeiten schon seit über 25 Jahren mit vertraulichen Daten und Dokumenten und wissen, wie wir diese optimal schützen. Der Umgang mit Ihren sensiblen Daten hat bei uns immer höchste Priorität. Bei der Digitalisierung stehen der Datenschutz und die Sicherheit für uns an erster Stelle. Wir garantieren Ihnen mit einer Vielzahl an Maßnahmen die höchstmögliche Sicherheit während aller Arbeitsschritte und schützen so effektiv alle Informationen vor Fremdzugriff und unsachgemäßer Nutzung.

Ich möchte zusätzliche Sicherungsmaßnahmen bei der Digitalisierung meiner Dokumente. Ist das möglich?

Sprechen Sie uns an! Gerne erstellen wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept mit Sicherheitsmaßnahmen, welches genau auf Ihr Digitalisierungs-Projekt zugeschnitten ist.

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