Tägliche Eingangspost scannen

ODS digitalisiert Ihre Briefpost

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Mit ODS kommt die Post jeden Tag elektronisch zu Ihnen ins Haus

Die Arbeitsabläufe werden digitaler und Arbeitsplätze flexibler. Egal ob Sie im Büro, Homeoffice oder unterwegs arbeiten – so richtig gut funktioniert dies nur, wenn Sie und Ihr Team alle wichtigen Daten auf einen Klick verfügbar haben. Doch was passiert mit den Unterlagen, die per Post zugestellt werden? Auch wenn viel per Mail & Co. kommuniziert wird, es landen immer noch überraschend viele Briefe täglich in Ihrem Briefkasten. Und das Öffnen und Sortieren der Post kostet erstaunlich viel Zeit. Aber was ist, wenn Ihr Büro nicht täglich besetzt ist?

Unser Vorschlag: ODS lenkt die Papierflut für Sie um und macht daraus einen handlichen Datenfluss. Dazu scannen und digitalisieren wir Ihre tägliche Eingangspost und stellen Ihnen tagesaktuell alle Dokumente digital zur Verfügung. Und zwar genau so, wie Sie es wünschen und in den Formaten, die Sie sofort ganz einfach bearbeiten können.

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So funktioniert der Posteingang-Scan bei ODS

Warum die Digitalisierung Ihrer täglichen Briefpost durch ODS für mehr Zufriedenheit bei Ihren Kunden und Mitarbeitern sorgt

Wissen Sie, wie viele Briefe täglich bei Ihnen eintreffen und wie lange Ihre Mitarbeiter für die Bearbeitung benötigen?
Obwohl ein Großteil der geschäftlichen Korrespondenz mittlerweile per Email erfolgt, wurden 2020 immer noch 14,3 Mrd Briefe von der Deutschen Post befördert – und ein Großteil davon ging an Unternehmen.

Große Firmen haben daher bis heute eigene Postabteilungen, die sich um den Empfang und die Verteilung der Eingangspost kümmern. In kleineren Firmen erfolgt die Bearbeitung der Post zumeist über das Office Management bzw. über den / die Mitarbeiter, die gerade anwesend sind und den Schlüssel zum Briefkasten haben.

Unabhängig davon, wie das bei Ihnen organisiert ist:
die Postbearbeitung bindet auf jeden Fall jede Menge Arbeitskraft. Und je mehr Post bei Ihnen eintrifft, umso schwieriger wird es vielleicht auch für Ihr Team zu entscheiden, was in welcher Reihenfolge bearbeitet werden muss.

Die Folge: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich nicht mehr um ihre eigentliche Arbeit kümmern und sind frustriert. Und Kundinnen und Kunden warten vielleicht länger als nötig auf eine Antwort und werden ungeduldig. Noch schwieriger ist es, wenn Unternehmen ganz oder teilweise Teams im Homeoffice haben. Denn dann fehlt einem Teil der Belegschaft der Zugriff auf wichtige Belege.

Die Lösung von ODS:
Leiten Sie Ihren Posteingang direkt an ODS weiter und lassen Sie dort Ihre Briefpost digitalisieren. Das entlastet Ihre Belegschaft, die Motivation steigt, Projekte und Aufträge können schneller bearbeitet und die Kundenzufriedenheit deutlich erhöht werden!

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„Wir schätzen die enge Zusammenarbeit mit ODS und die schnelle Reaktion dort bei Fragen. So konnten wir den digitalen Posteingang immer weiter verbessern und auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen.“

(Sagt Arne Baßler Geschäftsführer RISER ID Services GmbH)

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Das haben Sie davon!

  • Ein Plus an Beratung durch persönliche Ansprechpartner
  • Ein Plus an Zeit, da die tägliche Briefpost sofort bereit zur digitalen Be- oder Weiterverarbeitung ist
  • Ein Plus an Geld, denn das Auslagern der Prozesse spart Kosten für Personal und Technologie
  • Ein Plus an Platz durch weniger belegte Archivfläche
  • Ein Plus an Motivation Ihrer Mitarbeiter durch bessere Arbeitsbedingungen
  • Ein Plus an Sicherheit dank strengster Einhaltung der EU-DSGVO 
  • Ein Plus an Qualität nach ISO 9001

Wir machen das!

  • Sortieren der Sendungen
  • Aussortieren nach Blacklist
  • Auf Wunsch Trennung nach Dokumentenart
  • Scan und Speicherung als PDF/A
  • OCR-Volltexterkennung für Durchsuchbarkeit
  • Datenbereitstellung über SFTP, ODS Cloud, E-Mail Versand, interne Schnittstelle
  • Versand oder datenschutzgerechte Vernichtung der Originale