ODS.EASY | Mieterkommunikation für die Wohnungswirtschaft

Die Wohnungswirtschaft steht vor der Aufgabe, Kommunikation effizient, digital und rechtssicher zu gestalten.

Daten zu Papier gebracht - Papier zu Daten gemacht
‍ODS.EASY ist die maßgeschneiderte Lösung für genau diese Bedürfnisse: Wir übernehmen für Sie die gesamte Abwicklung der papierbasierten Dokumentenkommunikation – effizient und rechtssicher. So sparen Sie Zeit, senken Kosten und schaffen Freiraum für das Wesentliche.

Diese Aufgaben übernehmen wir für Sie: ‍

Drucken
Kuvertieren
Versenden
Zustellnachweise
Portoabrechnungen
Verarbeitung Ihrer täglichen Eingangspost
Vernichtung oder Einlagerung in eigenen Archiven

Ihre direkten Einsparungspotentiale:

Materialkosten
Portorabatte ab dem ersten Brief
Mietflächen für physische Akten und Archive
Personalkosten

ODS.EASY postalische Mieterkommunikation direkt in Ihr IT-System

Daten zu Papier gebracht – Papier zu Daten gemacht

Optimale Grundlage durch Beratung.EASY

Starten Sie Ihr Projekt zur Integration von digitaler und papierbasierter Kommunikation vom Beginn an auf einer soliden Grundlage. Lassen Sie Ihre aktuellen Prozesse, bestehende IT-Umgebung und Wunschszenarien analysieren. Passende Lösungsvorschläge unterbreiten wir Ihnen basierend auf dieser Bestandsaufnahme.
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Beratung.EASY beinhaltet zwei Workshoparten, die wir passend zur Komplexität Ihrer Anforderungen ausführen.
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Beratung.EASY bietet sich auch optimal für die inhaltliche Vorbereitung auf öffentliche Ausschreibungen an. Definieren Sie die Anforderungen und finden Sie im Anschluss den passenden Dienstleister.

Postausgang

Mieterpost.EASY
Mit Mieterpost.EASY wickeln Sie alle Briefsendungen in einem einfachen Prozess direkt aus Ihrer vorhandenen Softwarelösung im Handumdrehen ab. Egal ob es sich um reguläre Kommunikation, Anschreiben zu Mieterhöhungen oder auch Mahn- und Rechnungsläufe handelt, für Sie ist alles gleich einfach:

Komplettpakete

Beko.EASY

Betreibskostenabrechnungen sind ein komplexes Thema, bei dem zusätzlich rechtliche Vorgaben zu beachten sind. Mit unserem passenden Angebot Beko.EASY sind Sie auf der sicheren Seite. Verlassen Sie sich auf die vollständige und fristgerechte Zustellung Ihrer Betriebskostenabrechnungen und minimieren Sie damit finanzielle Risiken.

Die Bestandteile Datenmanagement.EASY und Mieterpost.EASY sind in diesem Paket automatisch inbegriffen.

Beko.EASY+

Für den Fall, dass Heizkosten-Dienstleister ihre Abrechnungen in Ausdrucken bereitstellen, sorgen wir mit Beko.EASY+ für eine korrekte Aufbereitung und Kuvertierung dieser Sendungen. Die Kuvertierung kann sowohl manuell, als auch maschinell erfolgen.

Mietermarketing.EASY

Für die besonderen Anlässe wie Mieterbeiratswahlen, Feste oder ähnliche sind Sie mit Mietremarketing.EASY perfekt vorbereitet. Verfolgen Sie Prozesse und bearbeiten Sie die verschiedenen Elemente wie Anschreiben, Plakate/ Aushänge, Flyer und auch Merchandise zentral an einer Stelle.

Mieterpost.EASY lässt sich einfach um weitere Zusatzpakete ergänzen

Datenmanagement.EASY

Sorgen Sie für saubere, aktuelle Daten und reibungslose Zustellungen. Durch Datenprüfung und Abgleich mit offiziellen Registern stellen Sie sicher, dass Ihre Sendungen immer die richtigen Empfänger erreichen und das immer effizient und rechtssicher.

Einschreiben.EASY

Mit Einschreiben.EASY wird der Versand wichtiger Dokumente zum sicheren Routineprozess. Wir übernehmen Produktion und Versand Ihrer Einschreiben, während Sie die Zustellnachweise komfortabel digital abrufen können.

Posteingang

Eingangspost.EASY
Digitalisieren Sie Ihren Posteingang mit unserem spezialisierten Angebot Eingangspost.EASY. Ihre papierbasierte Eingangspost wird zentral entgegengenommen, die von Ihnen gewählten Dokumente geöffnet, gescannt, Daten extrahiert und klassifiziert und mit einem digitalen Eingangsstempel versehen. Alle Dokumente erhalten Sie noch am gleichen Tag in digitaler Form. Sie haben die Wahl, ob wir Dokumente zurückführen, oder für Sie einlagern. Auf Wunsch auch nur einzelne, ausgewählte Dokumente. Behalten Sie mit einer zusätzlichen Statistik immer den Überblick über Ihre eingehenden Sendungen.

Komplettpakete

Mieterakte.EASY

Digitalisieren Sie die Archivierung Ihrer Mieterinformationen mit Mieterakte.EASY. Speichern Sie sämtliche Informationen in platz- und kostensparender Form. Sie haben die Möglichkeit, diese in bestehende Software zu importieren.

Originaldokumente können hierbei in Originalform zurückgesendet werden oder auch datenschutzgerecht vernichtet werden.

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Mieterakte.EASY+

Als Erweiterung bietet Ihnen Mieterakte.EASY+ zusätzlich die DSGVO gemäße Bereinigung Ihrer Mieterakten. Hierzu werden sämtliche Informationen/Daten, die nicht langfristig aufbewahrt werden müssen aus den digitalisierten Dokumenten entfernt.

Objektakte.EASY

Digitalisieren Sie Ihrer Objektakten mit Objektakte.EASY. Verfügen Sie über sämtliche Informationen, inklusive komplexer Bestandteile wie Baupläne, Urkunden oder geöster Dokumente in platz- und kostensparender Form. Sie haben die Möglichkeit, diese in bestehende Software zu importieren.

Originaldokumente können hierbei in Originalform zurückgesendet werden oder auch datenschutzgerecht vernichtet und entsorgt werden.

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Buchhaltungsordner.EASY

Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung mit Buchhaltunsordner.EASY. Verfügen Sie über sämtliche Informationen in platz- und kostensparender Form. Im ersetzendem Scanvorgang nach TR-Resiscan werden Maßgaben der GoBS und GDPdU eingehalten. Integrieren Sie die digitalen Dokumente direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem.

Originaldokumente können hierbei in Originalform zurückgesendet werden oder auch datenschutzgerecht vernichtet werden.

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30 Jahre Erfahrung. 100 % Sicherheit.

Seit drei Jahrzehnten ist ODS ein verlässlicher Partner für die Wohnungswirtschaft, mit Erfahrung, zertifiziert und mit echter Hands-on-Mentalität. Wir verstehen uns als Teil Ihres Teams: partnerschaftlich, transparent und lösungsstark. Und sollten Sie einmal einen Engpass haben, oder zusätzliche Unterstützung brauchen, stehen wir selbstverständlich auch als Backup bereit.

ODS bietet Fach- und datenschutzgerechte Lösungen zur Verarbeitung Ihrer Mieterkommunikation an. Unsere Qualitäts- und Informationssicherheits-Managementsysteme sind nach DIN ISO 9001 bzw. 27001 zertifiziert.

Sämtliche Prozesse erfüllen die Vorgaben der BSI-Richtlinien mit Standards der GoBS und GDPdU. Weiterhin werden alle unsere Mitarbeitenden regelmäßig zum Umgang mit Daten und Vorgaben der DSGVO geschult.