Rechnungen scannen und digitalisieren

Buchhaltungsbelege schnell auffindbar und revisionssicher archivieren

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Warum Rechnungen scannen und digitalisieren lassen?

Dass Sie mit dem zuverlässigen Service von ODS immer rechnen können ist klar. Im wahrsten Sinne des Wortes gilt dies natürlich, wenn es um das Digitalisieren Ihrer Rechnungen und Kassenzettel geht. Wir übernehmen dies für Sie, unabhängig davon, ob die Unterlagen in Akten abgelegt sind oder mit der Tagespost zu uns gelangen.

Den Unterschied sehen und spüren Sie sofort: Digitalisierte Akten mit Rechnungen belegen künftig keinen wertvollen Platz mehr in Ihrem Büro und lassen sich zudem zeitsparend mit einem Klick durchsuchen – unabhängig davon, wo Sie oder Ihre Buchhaltung arbeiten. Wenn Sie die Daten zentral auf Ihrem Server abspeichern haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen und der Zahlenfluss kommt nie wieder ins Stocken.

Zudem lassen sich die Dokumente im Archiv intelligent miteinander verknüpfen, was Ihre Geschäftsvorgänge noch transparenter macht.

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Was heißt revisionssichere Archivierung?

Damit digitale Kopien von Kassenzetteln und Rechnungen von den Finanzbehörden ohne Probleme genauso anerkannt wie die Originale aus Papier, müssen sie revisionssicher gescannt sein.

Wichtigste Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung Ihrer Buchhaltung sind
:
• die Dokumente können nicht nachträglich verändert werden
• die Inhalte sind durchsuchbar
• es ist jederzeit nachvollziehbar, woher bzw. aus welchem Zeitraum die Belege stammen

Um dies zu gewährleisten, speichert ODS Ihre gescannten Rechnungsdaten in einem speziellem fälschungssicheren Format, PDF/A ab.

So archivieren Sie Ihre Buchhaltungsbelege revisionssicher nach den Vorgaben von GDPdU und GoBS

Die ODS-Berater sind versiert im Umgang mit sensiblen Daten und beraten Sie gerne zu den speziellen Herausforderungen bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung. Als Unternehmerin bzw. Unternehmer sind Sie bei den Finanzbehörden gegenüber persönlich dafür verantwortlich, dass alle steuerrelevanten Unterlagen in Ihrem Haus revisionssicher abgelegt werden. Mit ODS an Ihrer Seite ist dies künftig ein entspanntes Kinderspiel für Sie.

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Wie erfolgt die Sortierung der gescannten Rechnungen?

Die von ODS erfassten Rechnungsdaten werden so archiviert, dass Sie wie gewohnt damit weiter arbeiten und alle Datensätze einfach durchsuchen können.

Sie bestimmen, ob die Ablage z.B. nach Rechnungsnummern, Lieferantennamen oder anderen Kriterien erfolgt. Und wenn Sie wollen, richten wir Ihnen auch gleich eine Schnittstelle zu Ihrem Rechnungsprogramm ein.

Wie werden die gescannten Rechnungen sicher übertragen?

Entscheiden Sie: Entweder erhalten Sie Ihre Daten sofort online über Ihren persönlichen passwortgeschützten Transferordner. Oder wir brennen Ihnen eine DVD bzw. speichern alles auf einer Festplatte und Sie bekommen diese zusammen mit Ihren Akten durch unseren hauseigenen Fahrer geliefert.

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Das haben Sie davon!

  • Ein Plus an Beratung durch persönliche Ansprechpartner
  • Ein Plus an Zeit durch schnelleres Finden Ihrer Daten
  • Ein Plus an Platz durch weniger belegte Archivfläche
  • Ein Plus an Motivation Ihrer Mitarbeiter durch bessere Arbeitsbedingungen
  • Ein Plus an Sicherheit dank strengster Einhaltung der EU-DSGVO 
  • Ein Plus an Qualität nach ISO 9001

Wir machen das!

  • Sichten Ihrer Akten sowie die Abstimmung der Anforderungen
  • Erstellen eines Projektplans und Angebots
  • Abholung Ihrer Akten und fachgerechte Aufarbeitung der Akten zum Scannen
  • Scannen und Digitalisieren mit Texterkennung
  • Erfassen und Indizieren nach Akte oder Dokument
  • Bereitstellen der Daten zu Ihrer Schnittstelle oder in unsere Cloud
  • Rücklieferung Ihrer Originalakten oder fachgerechte Vernichtung