Für Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und
Entscheidungsträger der Immobilienwirtschaft, die …
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- ihre Ressourcen lieber für ihr Kerngeschäft nutzen und ODS ihre wiederkehrende Geschäftspost, wie Mieterinformationsschreiben, Nebenkostenabrechnungen und Massenversande überlassen wollen
- den Zugang zu Unterlagen unabhängig von Raum und Zeit erleichtern möchten
- die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen effizienter nutzen möchten
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Diese Unternehmen vertrauen bereits auf das ODS-Know-how:
Wie man durch Outsourcing von Geschäftspost und Massenversendungen viel Geld sparen und analoge Prozesse digital transformieren kann:
1. Erzielen Sie durch automatisierte, ressourcensparende Lösungen für wiederkehrende Versande große Einsparungspotentiale
Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft versenden jede Menge Informationen an Mieter, Käufer und Kaufinteressenten.
Wenn diese Briefe im eigenen Unternehmen produziert und versandt werden, kostet das hohes Porto, enorme Materialpreise und wertvolle Ressourcen.
Wir übernehmen den Druck, die Kuvertierung und das Frankieren Ihrer Mieterinformationen, Nebenkostenabrechnungen, Exposés, Hausinformationen termingetreu und zum sehr günstigen Porto.
Profitieren Sie von 26 Jahren Erfahrung in der Automatisierung von Druckdienstleistungen und nutzen Sie unsere attraktiven Konditionen bei Versand und Porto.
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+ bei ODS wurden im Jahr 2021 mehr als 18 Millionen Briefe gedruckt und versendet
+ dabei konnten wir für unsere Kunden ca. 1 Million Euro an Portokosten einsparen
Wie man durch Digitalisierungsprozesse pures Geld sparen und analoge Unterlagen digital transformieren kann.
2. Lösen Sie Ihr Platzproblem mit der Digitalisierung von analogen Unterlagen.
Jedes Unternehmen lagert aus den unterschiedlichsten Gründen viele Stapel Papier. Meistens in Form von Ordnern: abgelegte Rechnungen, Verträge, Mieterakten, Personalunterlagen und weitere Dokumente.
Das kostet jede Menge Fläche: teure Büroräume, Archivflächen und Lagerkapazitäten. Sie entscheiden dann selbst, wofür die frei gewordenen Flächen genutzt werden!
Wir scannen Ihre analogen Ordner, damit alle befugten Mitarbeiter in Zukunft digital darauf zugreifen können. So werden effizientere Abläufe möglich und Sie sparen Zeit, Miete und Materialressourcen.
Profitieren Sie jetzt von unserer langen Erfahrung mit der Digitalisierung von Ordnern und analogen Dokumenten!
Digitalisiert in 2021:
3. Wie man durch Digitalisierung des Posteingangs Geld spart und sich auf den Weg zum papierlosen Büro begibt
Trotz Korrespondenz per Email wurden 2020 noch mehr als 14 Milliarden Briefe befördert.
Die Bearbeitung von Eingangspost kostet sehr viel Zeit und bindet personelle Ressourcen. Das Dilemma: Ihre Mitarbeiter haben weniger Zeit, sich mit ihren qualifizierten Tätigkeiten zu befassen.
ODS übernimmt Ihre Eingangspost, digitalisiert und stellt Ihnen die Scans, nach Ihren Kriterien bereitgestellt, in einem Transferordner zur Verfügung.
Egal ob im Homeoffice, Büro oder von unterwegs: Ihre Mitarbeiter können damit arbeiten. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt und die Budgetverantwortlichen glücklich sind.
Mein Projekt konkretisieren
Dürfen wir Ihnen ein paar Fragen stellen (das dauert max. 2 Min.), damit wir Sie bestmöglich und individuell beraten können?
„Ich möchte mich auf diesem Weg nochmals ausdrücklich für die schnelle und professionelle Bearbeitung bei Ihnen und Ihrem Team bedanken! Die Aktenordner wurden in sehr kurzer Zeit abgeholt und gescannt! Toll!“
(Sagt Jens Richter, Geschäftsführer JR Immobilienmanagement GmbH)
Fallstudie aus der Praxis: Unser Kunde RISER ID Services GmbH über die Digitalisierung der Eingangspost durch ODS
Das sagt Peter Grundmann, Leiter Vertrieb, Partnermanagement & Marketing:
Die RISER ID Services GmbH ist ein Onlinedienst für elektronische Auskünfte direkt aus allen Meldeämtern Deutschlands, Österreich und der Schweiz. Dies vereinfacht und beschleunigt die Recherche von Anschriften erheblich. Unsere Kunden sind sowohl Unternehmen als auch Institutionen des öffentlichen Rechts. Da wir selber eine digitale Dienstleistung anbieten, war es naheliegend, dass wir uns für die Digitalisierung unseres Posteingangs durch ODS entschieden haben. So konnten wir Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen entscheidend vereinfachen.
Herausforderung:
Unser Unternehmen expandiert und das monatliche Postvolumen wächst entsprechend stark. Die Folge: Ein Mitarbeiter war täglich damit beschäftigt, die Post zu öffnen, zu sortieren und diese dann in die entsprechenden Abteilungen zu verteilen. Dort mussten wiederum andere Kollege die Post zur Bearbeitung in die Hand nehmen und jedes Mal überlegen, ob es für den weiteren Arbeitsprozess direkt eingescannt oder im Original fristgerecht archiviert werden sollte. Zusätzlich musste die Ablage regelmäßig aussortiert und Schriftstücke datenschutzgerecht entsorgt werden. Alles in allem ging die Post durch zu viele Hände und benötigte zu viel Zeit, bis diese endgültig erledigt war. Und jede Menge Platz wurde auch unnötig belegt.Lösung:
Unser Posteingang wird jetzt komplett von ODS digitalisiert. Die zeit- und platzraubende Bearbeitung der Briefe in unseren Büroräumen ist somit Geschichte!
In persönlichen Gesprächen mit den ODS Beraterinnen und Beratern vor Ort konnten wir miteinander ein auf uns passendes Konzept erarbeiten. Das wurde in einem Testlauf erprobt und dank der engen Zusammenarbeit immer mehr verfeinert. Wir haben u.a. Kategorien definiert, nach denen nun unsere Briefe sortiert werden. Jetzt ist genau festgelegt, wie aufgeschlüsselt die jeweilige Abteilung ihre Post benötigt.Ergebnis:
Dank der Digitalisierung unserer täglichen Eingangspost laufen die internen Prozesse bei uns nun wesentlich schneller und komfortabler als vorher. Zudem konnten wir auch Arbeitsabläufe, die unsere Kunden direkt betreffen, angleichen und automatisieren.
Kurzum: Wir schätzen die enge Zusammenarbeit mit dem ODS Team. Durch den regelmäßigen Austausch zu Verbesserungsvorschlägen und der schnellen und unkomplizierten Umsetzung können wir den digitalen Posteingang immer weiter verbessern und auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen.
