Personalakten scannen und digitalisieren


Elektronische Personalakten mit ODS ganz einfach umsetzen

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Warum Akten mit Personalunterlagen digitalisieren lassen?

Die Arbeitswelt verändert sich rasant – was aber garantiert weiterhin Bestand haben wird bzw. muss, sind Personalakten. Bestimmte Inhalte sind gesetzlich vorgeschrieben und einige Dokumente wie z.B. Arbeitsverträge oder Kündigungen sind im Original aufzubewahren. Und doch kann eine vollständige Digitalisierung der Personalakten die Arbeit in der Personalabteilung und Geschäftsführung deutlich vereinfachen.

Denn ganz egal, wann Ihre Personalverantwortlichen Informationen benötigen und wo sie arbeiten: Ein Zugriff auf digitalisierte Akten ist unabhängig von Raum und Zeit jederzeit für die Berechtigten möglich. Das spart Zeit beim Suchen und erleichtert die Pflege der Personalakten spürbar.

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Was ist bei der Einführung einer elektronischen Personalakte zu beachten?

Grundsätzlich gelten für den erlaubten Inhalt und den Umgang bei einer elektronischen Personalakte (ePersA) die gleichen gesetzlichen Anforderungen, wie bei ihrer analogen Schwester aus Papier. Einige Besonderheiten sind aber bei der Verarbeitung der sensiblen und vertraulichen Daten zu beachten.



Hier einige der wichtigsten Grundsätze für die ePersA als Auszug:

  • Vollständigkeit: In der ePersA müssen alle Personalvorgänge digital erfasst sein und alle Dokumente müssen jederzeit aufgerufen werden können.
  • Vertraulichkeit: Es darf nur eine bestimmte Anzahl Personalverantwortlicher mit bestimmten Zugriffsrechten die Akten einsehen. Zudem sind spezielle Sicherungsmaßnahmen notwendig, wie z. B. Datensicherung, Protokollierung von Systemaktivitäten sowie die Zugriffskontrolle.
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Transparenz: Arbeitnehmer sind gemäß § 33 BDSG über die digitale Personalaktenführung zu unterrichten, das Einsichtsrecht bleibt bestehen. Zudem besteht nach § 34 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ein besonderes Auskunftsrecht, und es kann schriftlich Auskunft über die zur Person gespeicherten Daten verlangt werden.

Die Mitarbeiter von ODS kennen alle juristischen und technischen Anforderungen, damit Sie rechtssicher elektronische Personalakten einführen können. Lassen Sie sich dazu jetzt individuell beraten!

Das haben Sie davon!

  • Ein Plus an Beratung durch persönliche Ansprechpartner
  • Ein Plus an Zeit durch schnelleres Finden Ihrer Daten
  • Ein Plus an Platz durch weniger belegte Archivfläche
  • Ein Plus an Motivation Ihrer Mitarbeiter durch bessere Arbeitsbedingungen
  • Ein Plus an Sicherheit dank strengster Einhaltung der EU-DSGVO 
  • Ein Plus an Qualität nach ISO 9001

Wir machen das!

  • Sichten Ihrer Akten sowie die Abstimmung der Anforderungen
  • Erstellen eines Projektplans und Angebots
  • Abholung Ihrer Akten und fachgerechte Aufarbeitung der Akten zum Scannen
  • Scannen und Digitalisieren mit Texterkennung
  • Erfassen und Indizieren nach Akte oder Dokument
  • Bereitstellen der Daten zu Ihrer Schnittstelle oder in unsere Cloud
  • Rücklieferung Ihrer Originalakten oder fachgerechte Vernichtung