Digitaler Posteingang

So einfach war die Digitalisierung Ihrer Eingangspost noch nie!

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ODS scannt Ihre Briefe

Tschüss Papierflut im Briefkasten. Mit dem ODS Scanservice können Sie künftig Ihre Eingangspost scannen und digitalisieren lassen. Der Vorteil: Die Post kommt elektronisch zu Ihnen ins Haus – unabhängig, wo Ihr Schreibtisch steht!

Auch Ihr Team hat sofort Zugriff auf wichtige Unterlagen und kann diese zeitnah bearbeiten. In Zeiten, wo manche Büros nur noch tageweise oder auch gar nicht mehr besetzt sind, ein unverzichtbarer Service, der dafür sorgt, dass Ihre Arbeit wie gewohnt abläuft.

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So funktioniert der digitale Posteingang mit ODS:

• Wir digitalisieren mit Hochleistungsscannern sämtliche Briefe, Rechnungen, Akten, Belege und alle anderen Dokumente.

• Sie erhalten Ihren Posteingang mit der gewünschten Detailtiefe und in Ihrem bevorzugten Dateiformat direkt auf Ihren Rechner.

• Gern übernehmen wir auch die Archivierung bis zu 60 Tage.

Digitalisierung Ihrer täglichen Eingangspost in 5 Schritten:

1. Eingang Ihrer Post bei ODS
Wir erhalten Ihre Post per Nachsendeauftrag, Postfachleerung oder Kurierabholung

2. Scanprozess mit Hochleistungsscannern
Ihre Post wird bei ODS geöffnet, sortiert und via Scan tagesaktuell digitalisiert

3. Klassifizierung der Post nach Ihren Vorgaben
Die gescannten Dokumente werden entsprechend Ihrer definierten Kriterien erfasst und z.B. einzelnen Abteilungen zugeordnet (Reisekosten & Rechnungen = Buchhaltung, Bewerbungen = Personalabteilung, …)

4. Bereitstellung der digitalen Dokumente tagesaktuell
Sie erhalten umgehend die Daten auf dem von Ihnen gewünschten Weg, z.B. per SFTP, ODS-Cloud, E-Mail oder über eine vordefinierte Schnittstelle  

5. Weitere Bearbeitung der Originaldokumente
Sie entscheiden, ob ODS Ihre Eingangspost im Original einlagern und nach vier Wochen vernichten soll. Auf Wunsch erhalten Sie auch alle Originaldokumente per Kurier. 

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Fallstudie aus der Praxis: Unser Kunde RISER über die Digitalisierung der Eingangspost durch ODS

Das sagt Peter Grundmann, Leiter Vertrieb, Partnermanagement & Marketing 
RISER ID Services GmbH:

Die RISER ID Services GmbH ist ein Onlinedienst für elektronische Auskünfte direkt aus allen Meldeämtern Deutschlands, Österreich und der Schweiz. Dies vereinfacht und beschleunigt die Recherche von Anschriften erheblich. Unsere Kunden sind sowohl Unternehmen als auch Institutionen des öffentlichen Rechts. Da wir selber eine digitale Dienstleistung anbieten, war es naheliegend, dass wir uns für die Digitalisierung unseres Posteingangs durch ODS entschieden haben. So konnten wir Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen entscheidend vereinfachen.

Herausforderung:
Unser Unternehmen expandiert und das monatliche Postvolumen wächst entsprechend stark. 

Die Folge: Ein Mitarbeiter war täglich damit beschäftigt, die Post zu öffnen, zu sortieren und diese dann in die entsprechenden Abteilungen zu verteilen. Dort mussten wiederum andere Kollege die Post zur Bearbeitung in die Hand nehmen und jedes Mal überlegen, ob es für den weiteren Arbeitsprozess direkt eingescannt oder im Original fristgerecht archiviert werden sollte. Zusätzlich musste die Ablage regelmäßig aussortiert und Schriftstücke datenschutzgerecht entsorgt werden. Alles in allem ging die Post durch zu viele Hände und benötigte zu viel Zeit, bis diese endgültig erledigt war. Und jede Menge Platz wurde auch unnötig belegt.

Lösung:
Unser Posteingang wird jetzt komplett von ODS digitalisiert. Die zeit- und platzraubende Bearbeitung der Briefe in unseren Büroräumen ist somit Geschichte!
In persönlichen Gesprächen mit den ODS Beraterinnen und Beratern vor Ort konnten wir miteinander ein auf uns passendes Konzept erarbeiten. Das wurde in einem Testlauf erprobt und dank der engen Zusammenarbeit immer mehr verfeinert. Wir haben u.a. Kategorien definiert, nach denen nun unsere Briefe sortiert werden. Jetzt ist genau festgelegt, wie aufgeschlüsselt die jeweilige Abteilung ihre Post benötigt.

Ergebnis:
Dank der Digitalisierung unserer täglichen Eingangspost laufen die internen Prozesse bei uns nun wesentlich schneller und komfortabler als vorher. Zudem konnten wir auch Arbeitsabläufe, die unsere Kunden direkt betreffen, angleichen und automatisieren.
Kurzum: Wir schätzen die enge Zusammenarbeit mit dem ODS Team. 
Durch den regelmäßigen Austausch zu Verbesserungsvorschlägen und der schnellen und unkomplizierten Umsetzung können wir den digitalen Posteingang immer weiter verbessern und auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen.

Das haben Sie davon!

  • Ein Plus an Beratung durch persönliche Ansprechpartner
  • Ein Plus an Zeit, da die tägliche Briefpost sofort bereit zur digitalen Be- oder Weiterverarbeitung ist
  • Ein Plus an Geld, denn das Auslagern der Prozesse spart Kosten für Personal und Technologie
  • Ein Plus an Platz durch weniger belegte Archivfläche
  • Ein Plus an Motivation Ihrer Mitarbeiter durch bessere Arbeitsbedingungen
  • Ein Plus an Sicherheit dank strengster Einhaltung der EU-DSGVO 
  • Ein Plus an Qualität nach ISO 9001

Wir machen das!

  • Sortieren der Sendungen
  • Aussortieren nach Blacklist
  • Auf Wunsch Trennung nach Dokumentenart
  • Scan und Speicherung als PDF/A
  • OCR-Volltexterkennung für Durchsuchbarkeit
  • Datenbereitstellung über SFTP, ODS Cloud, E-Mail Versand, interne Schnittstelle
  • Versand oder datenschutzgerechte Vernichtung der Originale